Как и где хранить документы в доме

Давайте разберемся, как нам разделаться с бумажной канителью и раз и навсегда навести порядок в бумажных делах. Так как и где хранить документы в доме?

  1. Учимся думать наперед. Предотвращаем первичное попадание в наш дом излишней корреспонденции и бумаг, попросту спама. Отказываемся от ненужной и излишней подписки, а если есть возможность, заменяем способ получения изданий на электронный.
  2. Определяем постоянное место для входящей корреспонденции. Оставляем всю входящую корреспонденцию всегда только в одном месте: для этого организовываем лоток для почты и храним там бумаги до тех пор, пока не разберем их. При этом не позволяем никому из домашних брать что-то из этого лотка и растаскивать по всей квартире – в таком случае почта просто затеряется.
  1. Разбираем регулярно. Сколько вы можете игнорировать грязную посуду в раковине? День? Два? Моете сразу же? Так надо поступать и с входящей корреспонденцией. Письма, счета и периодику надо разбирать регулярно: пусть это будет каждый день или раз в неделю. Не накапливайте груды бумаг – в дальнейшем разобраться с ними будет намного сложнее.

Как и где хранить документы в доме

  1. Организуем зону мусора. Возле места разбора почты ставим корзину для мусора. Она также необходима, как средство для мытья посуды на кухне.
  1. Разделяем бумаги на требующие действий, информационные и спам. Все, что требует действий, отберем и отсортируем. Если по итогам разбора бумаг надо будет сделать оплату или телефонный звонок, заполнить форму или сделать заказ, помечаем это в календаре или органайзере, чтобы не забыть.
  1. Даже если бумага не предполагает действий с нашей стороны, но кажется нам полезной, ее можно сохранить. Если мы не можем перевести ее в электронный вид, то подшиваем в папку, не откладывая на потом. Однако следует помнить правило "80/20": к 80% всех сохраненных нами бумаг мы никогда не обратимся повторно.
  1. Учимся уничтожать. Все, что содержит какую-либо конфиденциальную информацию о нас или нашем окружении (касается персональных данных, личной жизни, финансов, деловой репутации и пр.) удаляем безопасным путем – с помощью шредера или хотя бы порвав на кусочки.

Создаем систему для хранения документов

Для этого оборудуем ящик письменного стола или зону в рабочем уголке для удобного хранения файлов с документами. Например, используем систему с навесными папками, скоросшиватели с разделителями и прозрачными папками-файлами и пр. Разделяем и храним все ваши домашние бумаги и документы по темам и сферам использования.

Создаем архив. Хотя срок хранения некоторых справок и квитанций составляет три года, выбрасывать их ни до, ни после его истечения не стоит. Известны случаи, когда пожелтевшие корешки десятилетней давности  помогали выиграть дело в суде. Но чтобы они не мозолили глаза и не путались с квитанциями текущего года, поместим их в отдельную папку или коробку-архив. Перед тем как подшить их в папку, наклеим за уголок по несколько штук на лист писчей бумаги формата А4. Так легче будет найти нужную квитанцию и следить за своевременной уплатой.

И наконец, организуем дома специальное место для выписки и оплаты счетов. Храним там все необходимое для этого: данные кредитных карточек, бланки квитанций об оплате, конверты, марки, ручки, калькулятор, чтобы нам не приходилось каждый раз искать все это снова.

Вот мы с вами и разобрались, как хранить документы и как навести порядок в наших несметных горах полезных и не очень бумаг. И главное теперь – постоянно его поддерживать, иначе мы вновь рискуем потеряться в дебрях неоплаченных квитанций и непрочитанных писем.